A preservação de documentos é uma tarefa essencial em qualquer situação de emergência, e a recente mobilização do Arquivo Nacional no Rio Grande do Sul é um exemplo claro disso. Nessa segunda-feira (1º), uma equipe técnica do Arquivo Nacional se deslocou para o estado, onde visitará acervos afetados pelas enchentes que assolaram diferentes cidades gaúchas. Desde 30 de abril, a instituição vinha prestando auxílio de forma remota, mas a necessidade de uma intervenção mais direta se tornou evidente para avaliar a situação atual dos documentos e atender às demandas locais.
Logo no primeiro dia da visita, a equipe técnica do Arquivo Nacional se reuniu com representantes do Arquivo Público do Rio Grande do Sul (Apers) e outras instituições responsáveis pela guarda de acervos. Essas reuniões são fundamentais para alinhar as estratégias de preservação e recuperação dos documentos danificados pelas enchentes. Nos próximos dias, até quarta-feira (4), a equipe continuará suas atividades, incluindo reuniões e visitas a órgãos que tiveram seus acervos comprometidos. Entre esses órgãos, destaca-se a Universidade Federal do Rio Grande do Sul, que também sofreu com os danos provocados pelas chuvas intensas de maio.
Desde o início da emergência, o Arquivo Nacional recebeu contato de 19 órgãos do estado que buscavam orientações sobre como preservar e recuperar seus documentos. Para facilitar o apoio contínuo, a instituição disponibiliza um serviço de helpdesk permanente por e-mail e aplicativos de mensagens, garantindo que as dúvidas e necessidades sejam atendidas rapidamente. As enchentes de maio causaram sérios danos ao patrimônio público e privado, com alguns documentos sendo irrecuperáveis. Em tais casos, o Arquivo Nacional emite uma nota técnica para orientar a eliminação desses documentos, recomendando que isso seja feito apenas quando as informações contidas nos suportes estão totalmente inacessíveis. Para os órgãos ligados à administração pública federal, é obrigatória a autorização expressa do Arquivo Nacional antes de qualquer eliminação.
Para desenvolver soluções mais eficientes no resgate de acervos, os técnicos da Coordenação de Preservação do Acervo do Arquivo Nacional realizaram testes e simulações das condições dos arquivos após as enchentes. Esses experimentos, realizados na fábrica de papel mantida pela instituição no Rio de Janeiro, visam encontrar métodos práticos e eficazes para a preservação e recuperação dos documentos afetados. Uma das principais recomendações para os órgãos com acervos danificados é a priorização dos documentos a serem resgatados. Documentos de guarda permanente, que envolvem garantias de direitos e deveres dos cidadãos, devem ser priorizados. Isso inclui pastas com históricos e informações de funcionários, além de documentos que não possuem cópias digitalizadas.
Outra recomendação crucial é o congelamento dos acervos quando a quantidade de documentos afetados pela água é maior do que a capacidade de monitoramento e tratamento imediato. Esse processo permite que os documentos sejam preservados e tratados gradualmente, conforme as possibilidades de cada órgão. O congelamento impede o crescimento de colônias de microrganismos que poderiam causar danos ainda maiores aos documentos. A presença da equipe técnica do Arquivo Nacional no Rio Grande do Sul é fundamental para a implementação dessas estratégias de preservação. A orientação presencial possibilita uma avaliação mais precisa dos danos e a adaptação das recomendações às condições específicas de cada instituição. Além disso, facilita a capacitação dos profissionais locais, que podem aplicar os métodos de preservação e recuperação de forma mais eficaz.
Fonte: Agência Brasil
